La guía completa de Formación a distancia

La transición a la formación y el aprendizaje a distancia

Si la repentina transición al trabajo a distancia te ha tomado desprevenido, la transición a la formación a distancia no tiene por qué hacerlo. Esta completa guía definirá exactamente qué es la formación a distancia, cómo puedes implantarla en tu organización y explicará sus ventajas sobre los métodos de formación tradicionales.

Cuando se hace bien, los beneficios de la formación a distancia son significativos y de gran alcance. La formación a distancia es rentable, escalable y una forma eficaz de hacer que el rendimiento de tu equipo pase de promedio a excelente.

¿Qué es la formación a distancia?

La formación a distancia es remota, lejos de un instructor y/o del lugar principal de trabajo. Los ejemplos más comunes de formación a distancia son los cursos en línea y los seminarios web.

El trabajo a distancia ha crecido un 159% entre 2005 y 2017 solo en Estados Unidos, según el informe FlexJobs & Global Workplace Analytics. Y según la encuesta sobre el trabajo remoto de TalentLMS, el 67% de los trabajadores remotos quieren más formación por parte de sus empleadores.

Esto significa que, tanto si tu empresa permite actualmente que tus empleados trabajen a distancia como si estás a punto de hacer la transición al trabajo remoto, tener un plan sólido de formación a distancia debe ser una prioridad absoluta.

¿Es la formación virtual diferente de la formación a distancia?

La formación virtual es similar a la formación a distancia. La definición de formación virtual es la formación que intenta recrear un escenario de la vida real utilizando la tecnología.

Algunos ejemplos de actividades de formación virtual incluyen la simulación de una llamada de ventas para un alumno mediante una grabación de audio o video. O puedes organizar una sesión de formación virtual para enseñar a los representantes de atención al cliente a manejar situaciones difíciles.

Una característica clave de la formación virtual es que requiere una pieza de tecnología. Lo más probable es que se trate de un ordenador, pero también podría ser un televisor, una grabadora, un teléfono móvil, etc.

Hay una distinción clave entre la formación a distancia y la formación virtual. Mientras que la formación a distancia se produce con una distancia entre el alumno y el instructor, no siempre es así con la formación virtual. La formación virtual puede realizarse a distancia, (y la mayoría de las veces es así), pero también puede ocurrir con el instructor y el alumno en el mismo lugar. Esto significa que las mejores prácticas de la formación virtual son a menudo similares, e incluso idénticas, a las de la formación a distancia.

¿Existen otros términos que también signifiquen trabajo a distancia?

La definición de trabajo a distancia: Cuando un empleado no trabaja regularmente en un lugar específico donde está establecida la organización, como una oficina, o un almacén. En su lugar, el empleado trabaja desde uno o varios lugares diferentes que están físicamente alejados de la ubicación central de la empresa.

El trabajo a distancia también puede denominarse telecommuting, teletrabajo, trabajo móvil y trabajo desde casa (WFH).

¿Es necesario invertir en formación a distancia?

El objetivo de la formación a distancia es transferir conocimientos y habilidades a los empleados, independientemente de dónde se encuentren físicamente. Aunque los distintos tipos de formación pueden requerir diferentes métodos de impartición, el objetivo sigue siendo el mismo: transmitir eficazmente información que ayude a los empleados a rendir mejor.

¿Para quién es la formación a distancia?

¿Cómo sé si mi organización necesita formación a distancia?

Si alguna de las siguientes situaciones describe a tu organización, entonces ofrecer formación a distancia le aportará valor.

Cómo apoyar y comprometer a los empleados remotos

Cómo apoyar a los trabajadores a distancia

Los retos a los que se enfrentan los trabajadores remotos son diferentes a los de los empleados que trabajan en la oficina. Los compañeros y los jefes no están a unos cuantos escritorios de distancia, y puede que ni siquiera trabajen en las mismas zonas horarias.

Por ello, es fundamental ser proactivo y comunicarse abiertamente con los empleados remotos. Es probable que los trabajadores remotos se sientan desvinculados del resto del equipo y les resulte más difícil pedir ayuda y apoyo adicional para realizar mejor su trabajo.

Ofrecer a tus empleados remotos oportunidades de formación en línea tiene una amplia gama de beneficios:

Pasos sencillos para poner en marcha tu programa de formación a distancia

Poner en marcha una iniciativa de formación a distancia puede parecer un reto debido a la distancia que separa al alumno del instructor. Saber cómo llevar a cabo la formación de los trabajadores a distancia no es tan sencillo como la formación presencial, ya que no se puede preguntar en el momento a los alumnos si el proceso les funciona.

Pero eso no significa que tu primer intento tenga que ser un fracaso. A continuación te ofrecemos una guía paso a paso que te ayudará a empezar:

• Determina cuál será el tema de tu formación

  ¿Se trata de una formación de habilidades duras o de habilidades blandas? ¿Será específica para ciertas personas o de aplicación general para todos los empleados? Es esencial responder primero a estas preguntas porque sus respuestas dictarán su método de impartición.

• Elige cómo impartir tu formación

  La forma de impartir la formación es tan importante como el contenido que se ofrece. Tu contenido puede estar bien pensado y ser informativo, pero si no se imparte correctamente, nadie lo aprenderá. Asegúrate de elegir el medio que mejor funcione:
  
  Cursos en línea
  
  Los cursos en línea, de probada eficacia, son la forma más común de impartir formación a los empleados a distancia. Pero crear un curso en línea es mucho más que poner los PDF en una carpeta compartida o cargarlos en un sistema de gestión del aprendizaje. Ponte en el lugar del alumno: ¿te resultaría atractivo tener que leer un sinfín de páginas o ver diapositivas de PowerPoint? Puedes hacerlo mejor.
  
  El aprendizaje en línea te permite aprovechar diversas actividades para atraer a los empleados a distancia, como las lecciones en audio y vídeo. En lugar de presentar la información a través de un documento de texto, puedes grabar previamente un vídeo para enseñar y explicar el contenido. El vídeo crea una experiencia más atractiva para el alumno.
  
  ¿No te sientes cómodo o no tienes tiempo para sentarte delante de la cámara? Explora vídeos de formación ya preparados que cubren una amplia gama de temas, y elige los adecuados para asignarlos a tus empleados remotos. Tu equipo no sólo apreciará la mejor experiencia de aprendizaje, sino que también obtendrá y retendrá mucha más información. Todos ganan.
  
  Webinars o sesiones de formación virtual dirigida por un instructor
  
  Los seminarios web, o la formación virtual dirigida por un instructor, son sesiones realizadas en línea en las que un instructor realiza una presentación. ¿Por qué tienen nombres diferentes? Los webinars suelen considerarse presentaciones impartidas por un experto en un tema y están abiertos al público para que pueda asistir a ellos. Es posible que en el pasado hayas recibido correos electrónicos de otras empresas u organizaciones invitándote a asistir a un seminario web sobre un tema de interés.
  
  Una sesión de formación virtual dirigida por un instructor (ILT) suele ser una sesión privada, organizada por la persona encargada de la formación, con una asistencia limitada únicamente a los empleados de la empresa. No dejes que los dos términos te confundan: ambos son fundamentalmente presentaciones en línea celebradas para compartir conocimientos. Los webinars y los ILT son métodos adecuados para impartir formación virtual en línea, y cuando el tema a tratar es más especializado o complejo.
  
  Puede ser más fácil que tanto el instructor como los alumnos se comprometan con el tema a través del debate, en lugar de impartir la formación y comunicarse en forma unilateral. Algunas de las ventajas de los seminarios web en vivo y de los ILT son que los alumnos pueden hacer preguntas al instructor directamente, y a medida que surgen. Los instructores pueden aclarar los puntos de confusión y ajustar el debate en función de las necesidades del grupo. Y, por supuesto, son más atractivos para todos los implicados, ya que varias personas participan simultáneamente.

• Elige el software de formación adecuado en función de tus necesidades

  Si estás pensando en saltarte este paso, piénsalo de nuevo. Limitarse a cargar los materiales de formación en una carpeta o enviarlos por correo electrónico a tus empleados te hará perder muchas de las ventajas fundamentales que ofrece la formación en línea. En su lugar, considera la posibilidad de invertir en un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) que te permita aprovechar al máximo todo lo que ofrece la formación a distancia. El software que elijas debe poder ser tanto una herramienta de formación a distancia como una plataforma de formación virtual.

Con el LMS correcto podrás:

• Crear, gestionar y almacenar tus contenidos en línea

• Subir usuarios a tu portal, facilitando a tus empleados remotos el acceso a su formación desde cualquier lugar y en cualquier momento

• Organizar seminarios web y cursos de formación continua en directo

• Evaluar los conocimientos de los alumnos

• Seguir el progreso de los alumnos y los índices de aprobación

La conclusión es que disponer de un LMS proporciona un valor significativo para todos los implicados en la formación a distancia: alumnos, instructores y gestores.

Consejos profesionales para que tu formación a distancia tenga aún más éxito:

• Una herramienta de creación en línea puede facilitarte la vida en lo que respecta a la creación de contenidos.

• Pide a tus empleados remotos que te den su opinión sobre la formación, para saber qué funciona bien y qué necesita mejorar.

• Una forma directa de involucrar a los empleados remotos es preguntarles sobre qué temas les gustaría recibir formación. A menudo tus empleados remotos ya tienen una idea sobre lo que les gustaría aprender, y preguntarles directamente puede ayudarte a establecer la formación adecuada para el trabajo a distancia.

• Fomenta la formación

  Asegúrate de que, además de proporcionar formación a distancia, la fomentas activamente entre sus empleados. Esto significa comunicar directamente a tus empleados que pueden y deben hacer un espacio en sus agendas para la formación, además de sus otras responsabilidades. Sobrecargarlos de tareas y proyectos no les dejará mucho tiempo disponible para la formación.

• Haz que tu formación sea accesible para los móviles

  La accesibilidad es un factor determinante para que sus empleados remotos completen su formación. Los empleados remotos no trabajan necesariamente desde casa. Si su trabajo requiere que viajen, puede que no estén siempre delante de sus ordenadores portátiles. Hacer que su formación remota sea accesible para los móviles es un proceso fácil cuando se cuenta con el software de formación remota adecuado.

• Varía tu método de enseñanza

  Cada persona tiene un estilo de aprendizaje diferente. Por eso no debes impartir la formación de una sola manera. Mezcla las opciones de texto, audio y video para que haya algo para todos.

• Considera el material de preformación

  Ayuda a todo el mundo a sacar el máximo partido de los seminarios web y de los cursos virtuales. Dado que estos tipos de entrega no permiten la formación a ritmo propio, es una buena práctica proporcionar material de formación previa a todos los que vayan a asistir. El material de formación previa te da la oportunidad de comunicar con antelación la información que se compartirá durante la sesión, lo que ayuda a todos los asistentes a ponerse en sintonía.

• Record webinars and ILTs

  Asegúrate de grabar tus seminarios web y tus cursos de formación continua. Dado que requieren una programación, y que tu personal puede estar en diferentes lugares, es probable que no todos asistan a la sesión en directo. Grabarlos y ponerlos a disposición de los asistentes para que puedan verlos en el futuro permite que todos tengan acceso a la información que se discuta.

• No te olvides de interactuar

  Ofrece a los empleados remotos la oportunidad de interactuar entre ellos y con los miembros de su equipo interno. Cuando asignes una formación o lances un curso, fija una fecha para discutir el nuevo material. Los alumnos suelen querer hacer preguntas y hablar sobre la nueva información. Esto les da la oportunidad de hacerlo, y es una forma divertida de involucrar a los empleados remotos, haciendo que se sientan incluidos y parte del equipo.

• Haz un seguimiento de tu formación

  No sólo para analizar si tus empleados han aprendido el material, sino también para determinar qué temas y cursos son los más populares, y cuáles deben ser sustituidos.

• Pide opiniones

  Pide siempre un feedback directo. La perspectiva del instructor nunca puede ser la misma que la del alumno. Así que asegúrate de que comprendes bien lo que funciona y lo que no, simplemente preguntando a todos los involucrados.

¿Por qué debería preocuparme por la formación de los empleados a distancia?

• Más del 50% de los encuestados que actualmente trabajan de forma presencial quieren empezar a trabajar a distancia.

• El 42% de los trabajadores remotos encuestados afirma que tiene previsto trabajar a distancia con más frecuencia que en la actualidad en los próximos 5 años.

• El 38% de los trabajadores remotos encuestados afirma que tiene previsto trabajar a distancia con más frecuencia de la que lo hace actualmente en los próximos 5 años.

• El 15% de los gerentes de empleados remotos no recibieron formación sobre cómo gestionar sus equipos remotos.

De State of Remote Work de OwlLabs, 2019

En resumen: El trabajo a distancia va en aumento, y no sólo por necesidad. Los empleados quieren tener la opción de trabajar a distancia. Para ser una empresa deseable que atraiga a los mejores talentos del mercado, tendrás que ofrecerles la opción de hacerlo. La mejor manera de garantizar que este acuerdo funcione tanto para el empleador como para el empleado es ofrecer formación a distancia.

• El 87% de los empleados remotos encuestados afirman que reciben formación regularmente.

• El 70% de ellos recibe formación directamente de sus empresas.

• El 17% restante encuentra y paga por la formación en línea

• El 90% de los encuestados afirma realizar más trabajo cuando trabaja a distancia y se centra en habilidades como la organización, la comunicación y la gestión del tiempo.

De la encuesta sobre el trabajo a distancia de TalentLMS

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En resumen: Los empleados remotos quieren formación. Entienden el papel que desempeñan las habilidades sociales en su productividad y están dispuestos a buscar formación por su cuenta, incluso cuando su empresa no la proporciona. ¿Por qué no proporcionárselas entonces?

¿Cuáles son los temas en los que debería formar a mis trabajadores a distancia?

La respuesta sincera a esta pregunta es: todos los temas en los que entrenas a tus trabajadores en la oficina, y algunos más.

Dado que uno de los objetivos más importantes de la formación a distancia es ayudar a que los trabajadores fuera de la oficina se sientan incluidos y conectados con los trabajadores de la oficina, todos tus empleados deberían recibir la misma formación básica.

Por ejemplo, un representante de ventas que trabaja desde la oficina y un representante de ventas que trabaja a distancia deberían recibir la misma formación básica en ventas. Si sus responsabilidades son las mismas y sus ubicaciones son diferentes, su formación también debería ser la misma. Y, convenientemente, puedes impartir una formación idéntica a estos dos empleados llevándola a cabo con un LMS.

Pero, como ya se ha mencionado, los empleados remotos se enfrentan a retos diferentes a los de los empleados de la oficina. Por ejemplo, dado que la mayor parte de su trabajo y comunicación se realiza en línea, es importante que los trabajadores remotos aumenten sus conocimientos de ciberseguridad. Aquí es donde entra la parte «y más» de su formación.

Como se ha dicho, las típicas lecciones de formación en línea pueden cubrir mucho terreno en lo que respecta a la formación corporativa, pero no son una buena opción para temas que implican habilidades físicas o comunicación interpersonal.

En el lugar de trabajo, los trabajadores de la cadena de montaje, por ejemplo, pueden recibir cursos teóricos. Sin embargo, algunas rondas de interacción física con la maquinaria que van a manejar son esenciales.

Del mismo modo, hay todo tipo de habilidades que no pueden enseñarse sólo con cursos convencionales. Se pueden encontrar ejemplos en la mayoría de los sectores, desde las ventas hasta el servicio de alimentos y bebidas, entre otros.

He aquí algunos temas de formación que pueden ser especialmente útiles para los empleados a distancia: