Onboarding de empleados: Prepara a los nuevos empleados para el éxito

¿Qué es el onboarding de empleados?

El onboarding de los empleados (o formación inicial u orientación) es la mejor forma de conseguir que los nuevos empleados sean productivos lo antes posible. Forma a los nuevos empleados en sus primeros días y semanas para ayudarles a comprender las expectativas y los procesos de tu organización.

El objetivo del onboarding es que los nuevos empleados descubran tus procesos empresariales. Al mismo tiempo, los nuevos empleados pueden centrarse mejor en sus nuevas funciones y responsabilidades durante el programa de inducción.

Establece una base sólida para el nuevo personal formándoles sobre los valores y la cultura de tu organización, sus principales responsabilidades, los procedimientos esenciales y mucho más. Estos elementos básicos te ayudarán a aumentar la productividad, el compromiso, el rendimiento y, lo que es más importante, los niveles de retención de los empleados.

La importancia del onboarding de empleados

Elimina:

• La baja productividad

• Una disminución del compromiso de los empleados

• Una rotación alta de empleados

La incorporación eficaz de los empleados es fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Es importante porque ayuda a integrar perfectamente a los nuevos empleados en tu organización.

Aumento de la productividad

A través del onboarding de empleados, proporcionas a los nuevos empleados los conocimientos, la formación y el apoyo que necesitan para convertirse en miembros productivos del equipo. Como tienen todo lo que necesitan en sus manos para empezar a desempeñar sus nuevas funciones, tienen más confianza para ponerse manos a la obra y dedicarse a sus tareas cotidianas de forma productiva.

Mayor compromiso

Con el onboarding, los nuevos empleados pueden adaptarse y comprometerse más con tu organización. Tus empleados tienen la oportunidad de familiarizarse con las expectativas y los recursos de la organización. Al apoyar a tus nuevos empleados en su nueva aventura, les ayudas a convertirse en colaboradores vitales para el éxito de tu empresa. Pueden comprometerse con la cultura, conectar mejor con otros miembros del equipo y líderes, y familiarizarse con sus nuevas funciones.

Mayores tasas de retención

Los empleados recién contratados que están familiarizados con las principios de tu organización se adaptan mucho más rápido. Los empleados que se sienten cómodos son empleados productivos que realmente se preocupan por su rendimiento y por los objetivos de tu organización. Y los empleados que se sienten «como en casa» desde el principio tienen más probabilidades de quedarse más tiempo.

Cómo el onboarding beneficia a toda la empresa

Mejora de la productividad

La incorporación de los empleados tiene un impacto positivo tanto en la cultura de una organización como en su productividad. Cuando su estrategia de incorporación es eficaz, sus empleados alcanzan su pleno potencial mucho más rápido, se vuelven más productivos y contribuyen a que las operaciones funcionen sin problemas. La incorporación ahorra tiempo, ya que los nuevos empleados no aprenden poco a poco sobre la marcha. En su lugar, la formación les enseña a utilizar las herramientas y a seguir los pasos y procesos adecuados para desempeñar con éxito sus tareas.

Mayor compromiso de los empleados

Cuando la incorporación es eficaz, tus empleados adquieren confianza, competencias y sentimientos positivos en relación con su trabajo. Con un buen comienzo, se consiguen altos niveles de satisfacción laboral y se fomenta una mejor cultura de empresa entre los equipos.

Mayor retención

Una de las mayores ventajas del onboarding de empleados es que mejora su retención. El proceso de contratación y retención puede resultar bastante difícil en algunos sectores, sobre todo después del período de la Gran Renuncia. Invertir en una buena estrategia de incorporación de empleados sienta unas bases sólidas para el éxito desde el principio.

Los nuevos empleados se familiarizan con las políticas de la empresa, tienen la oportunidad de conocer a diferentes personas dentro de la empresa, empiezan a sentirse miembros del equipo y comprenden las expectativas. Y, con un futuro mejor por delante, lo más probable es que se queden más tiempo.

Cultura empresarial reforzada

Aunque el proceso de contratación ofrece a los nuevos empleados un vistazo a tu cultura, tienen la oportunidad de sumergirse en los valores de la empresa y en su forma de funcionar/cultura de vida durante el onboarding desde el primer día. Por eso debes hacerlo bien. La cultura de tu empresa está relacionada con el rendimiento, la satisfacción y la actitud de los empleados. A través de la incorporación, puedes comunicar eficazmente cómo es la empresa, qué defiende y cómo trabaja con absoluta transparencia, honestidad y autenticidad.

Mejora del reclutamiento y la contratación

Asegúrate de que los nuevos empleados se sientan bienvenidos desde el momento en que se incorporan a tu empresa. La primera impresión es importante. Un proceso adecuado de incorporación y preincorporación hace que los nuevos empleados se sientan cómodos y menos estresados sobre lo que les espera cuando trabajen para ti. Como resultado, con la estrategia de onboarding adecuada, más candidatos estarán dispuestos a unirse a tu organización, y los nuevos empleados no empezarán a buscar trabajo en otra parte.

Impacto positivo en los clientes

Empleados contentos equivalen a clientes contentos. Cuando tus empleados disponen de todo el apoyo y los recursos que necesitan desde el principio, están más dispuestos a dar lo mejor de sí mismos, se sienten más comprometidos y se alinean con los objetivos de su empresa. Por lo tanto, verás niveles más altos de productividad. Lo que, a su vez, hará que tus clientes estén más satisfechos con tu servicio y asistencia empresarial y más dispuestos a hacer negocios contigo durante más tiempo.

Tipos de formación de incorporación

Incorporación formal

Las tareas y procedimientos organizados ayudan a los nuevos empleados a adaptarse a sus nuevos puestos. Durante la incorporación formal, los nuevos empleados realizan actividades específicas y coordinadas de orientación, formación y socialización. Esto ayuda a crear un camino para el éxito a largo plazo. Mejora la productividad de los empleados, fomenta la lealtad y les ayuda en su nueva trayectoria profesional dentro de la organización.

Incorporación social

La atención se centra en las necesidades de las nuevas personas en el trabajo, así como en la calidad de su experiencia. Todos los recién contratados conectan a nivel humano con sus compañeros, jefes y cultura de trabajo, desde el momento en que aceptan la oferta de empleo.

Los nuevos empleados suelen estar preocupados por su rendimiento y, en consecuencia, son más reacios a tomar decisiones y vacilan a la hora de sugerir soluciones innovadoras en las reuniones de equipo. Pero con el onboarding social, facilitas que los recién contratados se expresen en su nuevo entorno de trabajo.

Incorporación específica para cada puesto

Tanto si se trata de nuevas contrataciones, como de empleados con cualificaciones superiores o posteriores en un nuevo puesto, la incorporación específica para cada puesto proporciona a tu personal toda la información, herramientas y conocimientos necesarios para tener éxito en sus funciones y tareas relacionadas con el puesto.

Al invertir en la incorporación a un puesto específico, ofrece a los nuevos empleados la oportunidad de recibir una formación exhaustiva relacionada con las tareas de su puesto. Como resultado, hay muchas posibilidades de que no cometan errores tan a menudo al seguir los procesos y procedimientos de tu empresa desde el principio. Además, les ayuda a mejorar sus aptitudes, lo que les convierte en activos más valiosos para tu empresa.

Orientación onboarding

Causa una buena primera impresión con una experiencia de incorporación y orientación de primera categoría. Es el primer paso para dar la bienvenida a los nuevos empleados a tu organización, normalmente en el transcurso de un solo día. La orientación ayuda a los recién llegados a completar el papeleo y otras tareas rutinarias mientras se acostumbran a la estructura, visión, misión y valores de la organización.

Al crear un programa de orientación excelente, conseguirás que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, valorados, importantes y más cómodos para empezar con buen pie en tu organización. Un programa de orientación no es sólo una lista de comprobación que hay que marcar: es la base para que tus empleados se sientan entusiasmados por convertirse en parte integral de tu organización.

Incorporación virtual

Ofrece a tus equipos remotos o híbridos la oportunidad de descubrir todo lo que necesitan saber sobre tu organización a través de la incorporación virtual. Incluye todo, desde la orientación virtual, el onboarding social y el onboarding específico del puesto, pero se lleva a cabo en línea. Normalmente con la ayuda de software de RR. HH. y plataformas de eLearning con sistemas de videoconferencia integrados.

Utilizar un LMS para el onboarding virtual es una idea inteligente. Al ofrecer a los nuevos empleados un entorno de aprendizaje a su propio ritmo, reducirás los niveles de estrés sobre el onboarding y los difíciles objetivos de la incorporación. Además, podrás cargar materiales de formación pregrabados en tu LMS, como podcasts o webinarios. Un lugar práctico para almacenar toda la documentación y los cursos importantes facilitará la incorporación de cada nuevo empleado.

¿Qué debe incluir un buen proceso de incorporación de emplados?

Orientación e inducción

Prepara a tus nuevos empleados desde el principio con una orientación y presentación eficaces. Reúne todos los recursos necesarios (políticas de la empresa, manual del empleado, etc.) en un solo lugar, imparte formación sobre las políticas de los empleados y el cumplimiento de las normas, y ofrece una visita virtual de la oficina en tu software de formación.

El éxito de la orientación e inducción significará mucho para los nuevos empleados. Se sentirán valorados, respetados y relajados. De este modo, podrán centrarse plenamente en lo que es importante que sepan, en los siguientes pasos de su proceso de incorporación y acostumbrarse al funcionamiento de tu empresa desde el primer día.

Comunicación clara de funciones y responsabilidades

Los nuevos empleados deben saber desde el principio cuáles son sus responsabilidades específicas y cómo se relacionan con las funciones del resto del equipo. Prepare a los recién llegados para el éxito impartiendo una exhaustiva formación de incorporación en la que les comunique claramente las responsabilidades de las funciones de cada empleado (incluida la suya) en su organización.

Al comunicar eficazmente las funciones y responsabilidades, ayudará a los nuevos empleados a evitar malentendidos y posibles retrasos operativos. Al mismo tiempo, su personal sabrá exactamente lo que implica su nueva función y podrá actuar como miembro integrado del equipo mucho antes.

Formación y desarrollo

La formación inicial de los empleados es esencial para su éxito. Fomenta una cultura de aprendizaje y desarrollo continuos proporcionando a tu personal las herramientas y los conocimientos necesarios para alcanzar el éxito. Invertir en el desarrollo del talento es esencial para el desarrollo de todos los empleados, especialmente los recién llegados.

Tu estrategia de formación y desarrollo debe incluir módulos de formación como el cumplimiento, la ciberseguridad, las habilidades sociales y la formación específica del puesto de trabajo impartida a través de su LMS. Un enfoque integral de la formación le hará destacar entre la competencia y mostrará sus intenciones honestas para el desarrollo de sus equipos.

Apoyo y orientación

Ayuda a tus nuevos empleados en cada paso del camino proporcionándoles apoyo y orientación cada vez que lo necesiten. Pon todos los recursos a su disposición incluyéndolos en tu software de formación, y planifica preguntas por videoconferencia con los líderes a través de tu LMS para simplificar el proceso.

Este proceso ayuda enormemente al bienestar en el lugar de trabajo, ya que los recién llegados suelen sentirse ansiosos y abrumados durante sus primeros días o semanas en su nuevo puesto. Alivia el estrés y los sentimientos de frustración apoyando a los nuevos empleados desde el primer día con tutorías o coaching, sesiones 1:1, discusiones entre compañeros, sistemas de acompañamiento y mucho más a través de tu software de formación.

Permite que tus nuevos empleados conecten de verdad con los equipos. Caras amigables, saber dónde hacer preguntas y cómo abordar las situaciones son claves para que tus empleados se sientan apoyados.

Integración en la cultura de la empresa

Es necesario que tus nuevos empleados comprendan claramente la estructura, la misión, la visión y los valores de tu empresa. Haz que la formación de incorporación de tus empleados sea un éxito incluyendo formación centrada en la cultura de la empresa.

Los empleados que se implican a fondo en la cultura de tu empresa son más leales, comprometidos y dedicados. Una cultura de empresa integradora minimiza las fricciones y fomenta el trabajo en equipo.

Los nuevos empleados que descubren la cultura desde el principio entenderán mejor lo que representa tu empresa y estarán más dispuestos a apoyarla.

Expectativas de rendimiento – Comentarios de los nuevos empleados

Para asegurarte de que tus nuevos empleados están alineados con el resto de la organización, es esencial que compruebes si la formación de incorporación de los empleados ha sido satisfactoria. O identifica los puntos débiles y cubre las posibles deficiencias.

También debes proporcionar comentarios constructivos a los recién llegados sobre cómo pueden mejorar su rendimiento en el futuro. Cuando los recién contratados reciben comentarios sinceros sobre cómo ser más eficaces en sus funciones, se sienten valorados y saben dónde pueden mejorar.

Para lograrlo, utiliza encuestas, cuestionarios, tests y evaluaciones en tu LMS y, a continuación, recopila datos exportando informes personalizados directamente desde la plataforma. O planifica sesiones 1:1 y conéctate con las herramientas de videoconferencia integradas.

Onboarding: procesos y responsabilidades

Responsabilidades de RR. HH.

Tu equipo de Recursos Humanos debe facilitar la finalización de la incorporación de los empleados mediante la recopilación de todos los documentos oficiales/requeridos, bienestar, normas, políticas y demás papeleo necesario. Al mismo tiempo, pueden gestionar fácilmente los programas de orientación de empleados directamente desde tu LMS.

Responsabilidades del gerente de contratación

Tras la contratación, el nuevo empleado entra en el proceso de incorporación. Por lo tanto, es crucial presentarles a la persona encargada de la incorporación.

Los responsables de contratación deben estar disponibles para presentar a los recién contratados a otros empleados, a los miembros del equipo y a la dirección. Organizar y asignar la estrategia de incorporación de los empleados proporciona a los recién contratados una visión clara de lo que pueden esperar en tu organización. Y después, deben revisar el proceso de contratación tomando y dando la opinión de los empleados.

Responsabilidades de TI

Los recién contratados necesitan manuales y directrices claras (software y hardware) para su gran nuevo comienzo en tu organización. Tu equipo de informática debe proporcionar detalles claros mediante la creación de tareas y la formación de los empleados que proporcionarán las nuevas contrataciones la asistencia técnica necesaria.

Métricas del proceso de onboarding

Tiempo para la productividad

Lo que quieres es que tus nuevos empleados asuman responsabilidades lo antes posible. La métrica TTP (time-to-productivity) muestra el tiempo que necesitan los nuevos empleados para empezar a contribuir a la organización. Al mismo tiempo, proporciona información sobre la eficacia de los procesos de contratación y gestión del talento.

Tasa de retención

Una experiencia de incorporación satisfactoria hace que los nuevos empleados permanezcan fieles y comprometidos con su organización durante más tiempo. Invertir en una estrategia de incorporación exhaustiva y asegurarse de medir su eficacia reduce las tasas de rotación.

Satisfacción de los empleados

El compromiso comienza con la incorporación. Contar con empleados comprometidos y satisfechos que se sientan parte integrante de su organización se traduce en mayores índices de satisfacción de los empleados. Una experiencia de incorporación excepcional hace que los nuevos empleados estén muy satisfechos con su lugar de trabajo y es más probable que se queden más tiempo.

Satisfacción de los directivos

Una estrategia de onboarding completa y eficaz también aumenta la satisfacción de los directivos. No se trata sólo de un enfoque «bueno de tener», sino de una necesidad para que los directivos alcancen los objetivos de su equipo y contribuyan a la visión de la organización con éxito.

Tiempo necesario

El tiempo necesario para cubrir un puesto es un parámetro clave para todas las organizaciones que aspiran al éxito. Al examinar esta métrica, puede planificar mejor sus procesos de contratación e incorporación de empleados.

Costo por contratación

¿Cuánto le cuesta a tu empresa contratar e integrar a nuevos empleados? Calcular los costos de incorporación de los nuevos empleados de principio a fin (anuncio de la vacante, contratación, formación de los empleados, etc.) te ayuda a centrarte en las horas, herramientas y recursos necesarios para integrar perfectamente a tu nuevo empleado en la organización.

Por qué tu proceso de incorporación necesita un LMS

Plataforma de formación centralizada

Tu LMS es la mejor forma centralizada de gestionar tus materiales de eLearning. Te permite almacenar todo tu contenido de formación en un solo lugar, así como controlarlo. Una plataforma de aprendizaje centralizada te permite crear cursos y acceder a la información justo en el momento en que la necesitas, siempre que la necesites, sin recurrir a soluciones de gestión y almacenamiento anticuadas y costosas ni arriesgarte a perder datos confidenciales.

Rutas de aprendizaje personalizadas

No todo el mundo aprende de la misma manera ni al mismo ritmo o en el mismo lugar. Deja espacio para la flexibilidad del aprendizaje y la formación en tu estrategia de incorporación de empleados invirtiendo en un LMS que ofrezca rutas de aprendizaje personalizadas para sus nuevos empleados. Los empleados pueden participar mejor en la formación, y te aseguras de que el aprendizaje se adapta a las necesidades de tu personal en cualquier momento que sea necesario.

Módulos de formación online

Con el trabajo híbrido y remoto a la cabeza de las tendencias en el lugar de trabajo, la formación en línea es esencial. Un LMS puede proporcionar una formación de incorporación eficiente y eficaz para sus nuevos empleados remotos sin poner en riesgo su perfecta integración a tu organización. Los foros de debate en línea, las herramientas de videoconferencia integradas, la gamificación y las bibliotecas de cursos pueden optimizar sus módulos de formación online y convertir la incorporación en una experiencia inolvidable para los nuevos empleados.

Además, un LMS puede ayudarte a llegar a los nuevos empleados estén donde estén. Los entornos de trabajo híbridos y remotos pueden beneficiarse de la formación de onboarding en cualquier momento y lugar.

Seguimiento e informes

¿Cómo puedes estar seguro de que tu programa de incorporación de empleados es eficaz? ¿Cómo puedes hacer un seguimiento de la participación de los nuevos empleados y del éxito de la formación? Con el LMS adecuado a tu disposición, puedes recopilar fácilmente datos valiosos sobre la incorporación a través de informes predeterminados y personalizados y optimizar el proceso de incorporación de tus empleados siempre que sea necesario.

Acceso móvil

Permite que tus nuevos empleados aprendan sobre la marcha, donde y cuando se sientan cómodos y concentrados. Un LMS que ofrece accesibilidad móvil hace que la incorporación de nuevos empleados sea cómoda, ya que tu personal puede acceder a datos valiosos y completar módulos de formación desde dispositivos que siempre llevan consigo.

Integración con el HRIS

Conecta tu HRIS con tu LMS y mantén toda la información y capacitación de tus nuevos empleados en un solo lugar. Una integración del HRIS en su LMS te permite sincronizar datos, seguir el progreso de la formación y formar a tus empleados a través del proceso de incorporación sin tener que cambiar constantemente entre herramientas.

TalentHR es una herramienta HRIS que puede integrarse en tu cuenta TalentLMS y ayudar a automatizar el proceso de incorporación.