¿Qué es un sistema de gestión de aprendizaje (LMS)?

¿Qué es un LMS? La definición de los sistemas de gestión de aprendizaje

Un sistema de gestión de aprendizaje consta de dos partes:

• Una interfaz de administración, donde un director de capacitación realiza las tareas administrativas clave para organizar los programas de aprendizaje de tu empresa. Aquí es donde crean, administran e imparten cursos, agregan alumnos, analizan informes, automatizan notificaciones, etc.
• Una interfaz de usuario que se ejecuta en tu navegador (como Gmail o Facebook). Esto es lo que ven los alumnos cuando se inscriben o cuando se les asigna un curso.

Entonces, ¿qué hace exactamente un LMS?

Un LMS te permite realizar lo siguiente:

• Crear: crea lecciones en línea (o contenido de eLearning, como se lo conoce en la industria). Puedes tomar lecciones individuales y convertirlas en cursos.
• Entregar: asigna, ofrece o vende los cursos a empleados, socios, clientes o una audiencia más amplia.
• Monitorear: inscribe y administra a tus audiencias de capacitación. También puedes realizar un seguimiento de los alumnos y evaluar su desempeño.
  

¿Quién usa un LMS?

Cualquier persona que brinde cursos de eLearning utiliza un LMS,― y esta respuesta incluye mucho más que las instituciones educativas.

A continuación se enumeran algunos ejemplos de distintas empresas y organizaciones que utilizan un LMS para fines de capacitación:

• Empresas de todos los tamaños, desde grandes multinacionales hasta pequeñas y medianas empresas
• Empresas de una amplia variedad de industrias, como organizaciones de servicios médicos y startups tecnológicas
• Organizaciones gubernamentales, desde las Naciones Unidas hasta tu cooperativa local, organismos gubernamentales y oficinas gubernamentales regionales
• Organizaciones no gubernamentales y sin fines de lucro
• Empresas consultoras
• Instituciones educativas tradicionales (escuelas, universidades, colegios)
• Instituciones educativas en línea y basadas en eLearning
• Instructores y capacitadores independientes

Está claro que un sistema de gestión de aprendizaje puede atender diferentes necesidades de capacitación. Por ejemplo, una persona experta puede usar un LMS para vender sus cursos en línea. Por su parte, una empresa puede usarlo para capacitar a los empleados de manera interna, mientras que una agencia de consultoría puede capacitar a los clientes en una variedad de temas.

En la siguiente sección veremos cómo las empresas utilizan un LMS para diferentes fines.

¿Para qué sirve un LMS?

Puedes usar un LMS para todo tipo de actividades de aprendizaje (como indica la “L” de “learning” [aprendizaje] en el acrónimo LMS). Por lo tanto, un LMS es una herramienta comercial muy valiosa que adoptan tanto las empresas y organizaciones grandes como las más pequeñas.

Algunos de los usos más comunes de una plataforma de LMS son los siguientes:

Beneficios de utilizar un LMS

La transición de la capacitación tradicional en el mundo analógico al eLearning puede parecer todo un desafío, pero los resultados hacen que valga la pena el esfuerzo. Por cada dólar gastado en eLearning, las empresas recuperan 30 dólares en productividad. Además, contar con la tecnología adecuada hará que esta transición sea más fluida.

Estos son los beneficios de contar con un LMS para fines de capacitación:

1. Ahorra costos de capacitación:
Es rentable invertir una vez en un software LMS y usarlo para todos tus programas de capacitación en lugar de tener que organizar diferentes eventos (p. ej., conferencias y presentaciones) cada vez que quieras capacitar a empleados y clientes.

2. Actualiza el contenido rápidamente:
Tus guías de capacitación ya no tienen que estar desactualizadas. Cuando todo está en línea, puedes realizar cambios en tu contenido de capacitación en el acto. El material escrito o las presentaciones en persona son menos eficaces, ya que requieren diseñar y entregar desde cero cada vez que algo cambia.

3. Brinda capacitación sin importar la distancia:
Los empleados que trabajan en modalidad remota también merecen aprovechar las oportunidades de capacitación. Ya sea que tus colaboradores trabajen desde la casa o desde una ubicación diferente, puedes ahorrar tiempo y dinero evitando los costos de reunir a todos en el mismo lugar. La capacitación virtual ayuda a desarrollar programas de aprendizaje a pesar de las distancias.

4. Despierta el interés, el compromiso y la motivación de los alumnos:
La capacitación no siempre consiste en desarrollar habilidades. A veces se trata de familiarizarse con las políticas de una empresa o comprender las normas de cumplimiento. En esos casos, capacitarse puede sonar poco y nada emocionante. Para asegurarse de que los alumnos se mantengan enfocados, puedes agregar algunos elementos de interacción y gamificación (como cuestionarios, premios y competencias internas) usando tu LMS.

5. Capacita sobre la marcha:
Los programas de aprendizaje pueden alterar la productividad. Por ejemplo, las conferencias que tienen lugar durante el horario laboral requieren que los empleados abandonen sus tareas durante un día y una hora específicos. En cambio, elegir un LMS para tus necesidades de capacitación permite que los trabajadores puedan seguir aprendiendo incluso fuera de la oficina, en el momento que les resulte más conveniente. Así, al utilizar una plataforma LMS adaptable a dispositivos móviles, los empleados pueden acceder a los cursos de capacitación mientras van a la oficina o viajan por trabajo.

6. Mejora las tasas de retención:
Los empleados valoran el desarrollo profesional. Ofréceles oportunidades para desarrollar sus habilidades creando una biblioteca de cursos en línea dentro de tu LMS. Esta puede ser una situación en la que todos ganan si creas cursos que mejoran el conocimiento de la empresa y ayudan a los empleados a adquirir nuevas competencias o perfeccionar sus habilidades existentes sin pasar a otro rol.

7. Haz un seguimiento los resultados:
Medir el éxito de un programa de aprendizaje requiere mucho esfuerzo, pero un LMS te quita parte de esa carga. La mayoría de las plataformas LMS generan métricas sobre la participación de los usuarios (p. ej., con qué frecuencia inician sesión los alumnos, cuándo terminan un curso, etc.). También puedes aprovechar los informes de LMS para evaluar tus cursos según el rendimiento de los alumnos en los tests y tareas de seguimiento.

8. Fomenta una cultura de aprendizaje continuo:
Los programas de capacitación presenciales son difíciles de organizar; por eso, en general, ocurren una vez al año o ad hoc, cuando surge la necesidad en la empresa. Sin embargo, los cursos de eLearning son más sencillos de impartir a través de capacitaciones listas para usar, presentaciones en línea y webinarios. La capacitación ya no será una mera tarea que marques como completada o un evento de una sola vez. Ayudará a tus empleados y a tu empresa a mejorar y adaptarse de manera continua.

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Además de beneficiar a las empresas, los sistemas de gestión de aprendizaje mejoran la experiencia de capacitación de los empleados. Estos son los principales beneficios que perciben tus colaboradores cuando inviertes en un LMS corporativo:

1. Desarrollo de habilidades sin costo:
Si ofreces una biblioteca de cursos, tus empleados podrán desarrollar habilidades útiles incluso fuera del trabajo, como habilidades de comunicación o empatía. Esta es una excelente forma de mantener a los empleados comprometidos, ya que es posible que no tengan los recursos o el tiempo para realizar este tipo de capacitación por su cuenta.

2. Conocimiento para el largo plazo:
No siempre se puede controlar cuánto entienden y recuerdan los alumnos después de un curso, pero el eLearning puede ser más poderoso que el aprendizaje tradicional. En lugar de ver una presentación y luego olvidarse de ella, los alumnos pueden pausar el video durante un curso en línea, tomar notas, volver a una lección anterior o completar un cuestionario de seguimiento para poner a prueba sus conocimientos.

3. Capacitación al ritmo de cada persona:
No es posible aprender con un programa único para todos. Algunas personas pueden concentrarse en un curso durante mucho tiempo, mientras que otras prefieren capacitarse durante períodos más breves. O tal vez algunos de tus empleados ya estén familiarizados con un tema, mientras que otros quizá sean principiantes y necesiten más tiempo para asimilar la información. Un curso de eLearning a tu propio ritmo aborda estas diversas necesidades y preferencias de capacitación.

4. Aprender en cualquier momento y desde cualquier lugar:
Piensa en los empleados que trabajan a tiempo parcial y tienen que ir a la oficina un día no laborable para asistir a un seminario. O aquellos que tienen que dejar sus tareas durante un día ajetreado porque deben participar en un taller programado con anticipación... ¡no más! Con un LMS, puedes crear programas de capacitación flexibles que los empleados pueden completar cuando lo consideren oportuno.

5. Acceso ilimitado a los contenidos de capacitación:
Los alumnos pueden volver a consultar una lección para refrescar la memoria con solo iniciar sesión en el LMS. Esta opción es muy útil para los nuevos empleados, que a menudo reciben una sobrecarga de información durante sus primeros días de trabajo.

Tipos de LMS

Ya sabes lo que es un LMS, es hora de echar un vistazo a los tipos de LMS. Como ocurre con casi todo software, no existe un solo tipo de LMS. De hecho, al iniciar la búsqueda de un LMS para implementar en tu organización, podrías sentir que el proceso te abruma por la gran cantidad de opciones que existen.

Si bien todas las plataformas se han diseñado para fines de capacitación, encontrarás que algunas son más adecuadas para tus objetivos de aprendizaje o industria que otras.

Analicemos y comparemos los principales tipos de LMS para ayudarte a descubrir cuál sería la mejor opción para tu negocio y tus necesidades de capacitación.

Según el modelo de implementación n.º 1:
LMS en la nube vs. LMS autoalojado vs. LMS en la nube privada

LMS en la nube:

Un LMS en la nube es aquel que un determinado tercero pone a tu disposición, generalmente con base en un modelo de suscripción. Los proveedores crean características y funciones de LMS que satisfacen una amplia gama de necesidades de capacitación. Sin embargo, si prefieres tener flexibilidad total y la capacidad de modificar la plataforma de eLearning, quizá te convenga buscar una opción autoalojada.

El equipo que haya creado tu LMS se encargará de la instalación, las actualizaciones y el monitoreo del servidor. Tu proveedor de nube también podría ofrecer copias de seguridad gratuitas o pagas, así como diversas opciones de actualización.

Por lo general, las opciones basadas en la nube se presentan en muchos niveles diferentes, por lo que puedes elegir el precio, el desempeño y la combinación de funciones que se adapte a tus necesidades. Las plataformas de LMS en la nube suelen ser escalables, es decir, puedes elegir un plan de precios que cubra tus necesidades de ahora y, más adelante, mejorarlo con uno más avanzado a medida que cambien tus necesidades.

LMS autoalojado:

Una plataforma LMS autoalojada (o implementada de manera local) es una aplicación web que, por lo general, se vende como un producto con licencia. Instalas y mantienes la plataforma en tu propio servidor, lo que hace que esta opción de LMS sea más segura.

Debes instalar un LMS autoalojado por tu cuenta y hacerte responsable de cuestiones como la copia de seguridad de tus datos y la actualización del software del servidor. También deberás ponerte en contacto con el proveedor y renovar tu licencia después de las actualizaciones de versión.

Una ventaja para destacar es que esta configuración proporciona flexibilidad adicional para la integración con tu infraestructura local, así como la opción de modificar su código para adaptarse a cualquier necesidad especial que puedas tener.

LMS de nube privada:

A mitad de camino entre las alternativas implementadas de forma local y en la nube, existe también la opción de un entorno LMS seguro y privado que no comparte recursos ni código con otras empresas, lo que brinda el mejor desempeño y la mayor seguridad posibles.

Las tareas de instalación, monitoreo y actualizaciones corren por tu cuenta, al mismo tiempo que conservas el acceso directo a tu LMS para personalizarlo o integrarlo con tu otra infraestructura.

Según el modelo de implementación n.º 2:
LMS de software como servicio (SaaS) vs. LMS de código abierto

LMS de SaaS:

Un LMS en la nube se ejecuta en un modelo de software como servicio (SaaS). Esto significa que eliges tu proveedor de software, ejecutas una prueba gratuita si está disponible y, luego, optas por un plan de precios según las funciones que necesitas.

La mayoría de los proveedores de software LMS ofrecen distintos paquetes de precios, de modo que puedas elegir el que resuelva tus necesidades y evitar pagar por funciones que no aprovecharás.

Los planes gratuitos de LMS pagos son una buena alternativa si tienes necesidades básicas de capacitación. A medida que tu equipo escale y necesites funciones más sofisticadas, podrás mejorar el plan y pasar a uno pago.

Tu LMS estará alojado en el servidor del proveedor y no necesitarás instalar nada en tu disco duro o computadora.

Ten la certeza de que tu proveedor de LMS se ocupará de los problemas de privacidad de datos y los errores de software.

LMS de código abierto:

Por otro lado, un LMS de código abierto requiere un equipo de TI dedicado, ya que tendrás que instalar, personalizar y mantener el sistema por tu cuenta. También deberás actualizar el sistema de forma manual cuando sea necesario.

Si eliges un LMS de código abierto, ahorras en costos de licencia, pero es probable que incurras en costos adicionales más adelante, ya que necesitarás integrar y mantener tu sistema.

Puedes alojar un LMS de código abierto en el servidor de tu empresa, de modo que tendrás que pagar por ese servidor y contratar un equipo de TI interno o externo para personalizar y respaldar tu sistema.

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Según el caso de uso/la industria:
LMS corporativo vs. LMS educativo

LMS corporativo:

Las empresas suelen optar por un LMS corporativo para capacitar a sus empleados, socios, clientes o a todas las personas de la organización. De esta manera, mantienen el material de capacitación, así como los datos y el progreso de los alumnos, en un solo lugar.

Muchos LMS corporativos ofrecen marca blanca, así las empresas pueden personalizar su plataforma eliminando el logotipo y la marca del proveedor del software para reemplazarlos por los suyos propios.

Los LMS corporativos suelen tener muchas funciones para cubrir diversas necesidades de capacitación, entre ellas:

• Capacitación de onboarding
• Capacitación de empleados
• Capacitación de clientes
• Capacitación de cumplimiento
• Capacitación de personal remoto
• Capacitación de ventas y atención al cliente

LMS educativo:

Los LMS académicos o educativos están pensados para atender las necesidades de escuelas, colegios, universidades u otras instituciones educativas. Los alumnos inician sesión y asisten a sesiones de capacitación dirigidas por un instructor, o bien, leen material en línea. También completan tests y reciben calificaciones de sus maestros, todo dentro de la misma plataforma.

No es necesario actualizar el contenido con tanta frecuencia porque los cursos se programan con anticipación y se organizan en períodos escolares (p. ej., semestres, trimestres o cuatrimestres). Esto significa que los LMS académicos no ofrecerán actualizaciones frecuentes de funciones y sistemas.

Además, las organizaciones que eligen un sistema de gestión de aprendizaje académico no tienen muchos requisitos tecnológicos, como integraciones con otras herramientas, pero es probable que necesiten asistencia, ya que no todos los usuarios serán expertos en tecnología.

Si bien un LMS educativo está diseñado principalmente para escuelas, las organizaciones corporativas también pueden usarlo.Asimismo, una institución educativa puede elegir un LMS corporativo si se adapta mejor a sus necesidades.

Al final del día, todo se reduce a qué software LMS es el mejor compañero para tus programas de aprendizaje.

¿Cómo funciona un LMS?

Una vez que hayas elegido el mejor LMS para tus necesidades de capacitación, será el momento de comenzar a crear el entorno de aprendizaje. Antes de lanzar un programa de capacitación, se suelen seguir los pasos detallados a continuación.

Crear un curso de eLearning

El primer paso para entregar contenido de eLearning es agregarlo a tu LMS.

A fin de agregar el contenido, crea el material del curso desde cero (redacta el contenido de tus lecciones dentro del LMS) o agrega material que ya exista (como un documento de Word, una presentación de PowerPoint, artículos de Wikipedia, u otros).

Un software LMS avanzado como TalentLMS te permite agregar contenidos de capacitación de diversas fuentes y en distintos formatos. Incluso puedes incorporar archivos multimedia (como video, audio, gráficos, etc.) en tus lecciones.

Otra característica esencial relacionada con la creación de cursos es la capacidad de incluir fácilmente activos disponibles en la web (desde videos de YouTube y artículos de Wikipedia hasta presentaciones en línea y tuits), de modo que puedas aprovechar la gran cantidad de material que ofrece Internet.

Organiza tus cursos

El siguiente paso es organizar tus cursos de eLearning

Este proceso puede ser tan simple como ofrecer un solo curso o tan complicado como implementar varios cursos para departamentos y grupos de alumnos que trabajan en distintas divisiones.

Todo dependerá de las necesidades y la estructura de tu organización. Los mejores LMS deberían permitirte estructurar tus cursos de eLearning de la forma que desees.

En TalentLMS, por ejemplo, puedes combinar un conjunto de herramientas organizativas (cursos, grupos, categorías, competencias, divisiones, etc.) y tener máxima flexibilidad en la forma en que impartes tus lecciones. No importa si tu empresa es una multinacional con sucursales en 20 países o un pequeño negocio en una sola ciudad.

Entrega tus cursos

Después de haber creado y organizado tus cursos, tendrás todo listo para entregárselos a sus alumnos.

La forma en que entregas los cursos dependerá, una vez más, de las necesidades y la estructura de tu negocio.

Por ejemplo, tal vez tus cursos estén pensados para una audiencia restringida, ― por ejemplo, para la capacitación de los empleados dentro de tu empresa. O bien, puede que estén disponibles para un público más amplio, ya sea como una oferta gratuita (como en el caso de una ONG que enseña habilidades específicas a personas en países en desarrollo) o como cursos pagos (por ejemplo, una escuela digital que ofrece cursos de programación web).

Un LMS moderno debería ser útil para todos estos casos para que puedas atender y administrar tanto a pequeñas como a grandes cantidades de alumnos, ofrecer inscripción restringida o abierta, e integrar fácilmente la plataforma con procesadores de pago para los cursos arancelados.

Las mejores plataformas LMS también deben ser capaces de funcionar bien en dispositivos móviles, , con interfaces de usuario adaptativas, interacción táctil y modos de acceso sin conexión.

Administra usuarios

La capacidad de administrar cursos y usuarios de forma sencilla es lo que representa la “S” de “sistema” en LMS.

AYa abordamos la gestión de los cursos, ahora veamos cómo un LMS puede ayudarte a administrar a tus usuarios.

Por empezar, habrá tres tipos de usuarios. Estos usuarios pueden tener diferentes nombres según el LMS que elijas, pero, por lo general, son los siguientes:

• Administradores — las personas que instalan y configuran el LMS.
• Instructores — las personas que preparan las lecciones y acceden al progreso del alumno.
• Alumnos — las personas que aprenden.

Muchas veces, en una pequeña empresa u organización, los roles de administrador e instructor los desempeña la misma persona. Después de todo, configurar un LMS fácil de usar, como TalentLMS, es tan sencillo como utilizar Facebook.

En cuanto a los alumnos, podrían ser tus empleados (si estás a cargo de un negocio, una gran organización, un organismo gubernamental o una empresa del sector privado) o los estudiantes inscritos en tus cursos (si tienes una institución educativa que ofrece lecciones al público en general).

Administrar esos usuarios conlleva lo siguiente:

• agregarlos al LMS;
• asignarles cursos;
• interactuar con ellos como instructor;
• determinar qué tipo de contenido pueden ver;
• asignar tests y controlar el progreso;
• manejar sus pagos (si vendes cursos).

Un buen LMS elimina el tedio de estas tareas al automatizar las acciones rutinarias y permitirte realizar cambios y actualizaciones en varios elementos a la vez.

Monitorea y evalúa el progreso de los alumnos

Una de las funciones más importantes que ofrece un LMS (y que implica un gran ahorro de tiempo) es la capacidad de rastrear y monitorear el progreso del alumno en tiempo real.

Ya sea que trates con 10 alumnos o con 10 000, con un LMS puedes acceder de manera rápida y automatizada a las estadísticas de inscripción de los cursos, registros de asistencia, calificaciones de los alumnos y muchas otras métricas de desempeño.

Los mejores LMS también deberían incluir alertas y notificaciones en tiempo real. Por ejemplo, una notificación automática les permite saber a los instructores que un alumno envió su tarea o que está por comenzar una sesión de webinario.

Otra característica esencial de las plataformas LMS avanzadas tiene que ver con los informes, es decir, con la capacidad de consultar y mostrar datos en gráficos y cuadros, para que puedas identificar fácilmente tendencias o problemas (y tener algo bonito para mostrar en la próxima reunión de la junta).

TalentLMS, por ejemplo, te permite filtrar información de los alumnos y cursos de múltiples maneras (p. ej., “mostrarme solo los alumnos del departamento X inscritos en la clase A” o “mostrarme las puntuaciones de los tests de este alumno específico”).También puedes obtener estadísticas acumuladas, que puedes exportar en un formato compatible con Excel.

¿Cuáles son las principales características y funciones que hay que buscar en un LMS?

¿Qué es un LMS? Listo. ¿Para qué sirve un LMS? Listo. El próximo paso es conocer las funciones que te ayudan a lograr tus objetivos de capacitación.

A continuación se enumeran algunas de las características y funciones principales que necesitarás para crear una mejor experiencia de aprendizaje para tus alumnos al mismo tiempo que optimizas la gestión de los cursos para ti.

Son las siguientes:

• Personalización de la identidad de marca o de la interfaz de usuario del LMS.

• Alojamiento de webinarios y sesiones de capacitación virtual, de modo que puedan participar varios alumnos a través de audio y video.

• Opciones de gamificación, para que los directores de capacitación puedan establecer metas y los alumnos puedan ver su progreso, ganar recompensas o incluso tener competencias internas con los miembros de su equipo.

• Diseño compatible con dispositivos móviles, para que puedas utilizar tu LMS en smartphones y tablets, y permitir que los alumnos estudien sin conexión.

• Integración con sistemas de terceros e intercambio de datos a través de estándares de eLearning como SCORM y xAPI

• Incorporación de tus propios scripts y complementos personalizados, basados en una API disponible de forma pública y bien documentada.

• Opción de vender tus cursos e integración con procesadores de pago, como PayPal y Stripe.

Cómo elegir el mejor LMS

Ahora que conoces los múltiples beneficios de implementar un LMS, es hora de agregar uno a tu carrito de compra, pero ¿cuál? En resumidas cuentas, el mejor LMS es aquel que satisface tus necesidades empresariales sin exceder tu presupuesto.

Sigue los pasos enumerados más abajo para hacer una investigación de mercado que te ayude a determinar cuál es el mejor LMS para tu empresa:

Por qué elegir TalentLMS

TalentLMS es un sistema de gestión de aprendizaje diseñado para el éxito. Al ofrecer una experiencia totalmente personalizable y ser fácil de administrar y divertido de usar, los equipos disfrutan de capacitarse mientras se sienten como en casa. Y con la opción de tener un LMS gratuito para empezar no tienes nada que perder.

Más de 70 000 equipos de todas las formas, tamaños e industrias en todo el mundo confían en TalentLMS porque:

• Resulta fácil de usar (para usuarios y administradores).
• Es económico.
• Está listo para usar (¡hasta se puede configurar en un día!).
• Está disponible en dispositivos móviles, como teléfonos y tablets, entre otros.
• Es fácil de personalizar.

¿Te gustaría ver más reseñas y testimonios? Explora los comentarios de quienes eligen TalentLMS en nuestra página web o en sitios de reseñas independientes como Capterra y G2.

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